VERBİS’e Ek Süre Şirketleri Rahatlatacak

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK), Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) kayıt olmak için tanınan süreleri uzatıldı. Konuyla ilgili açıklama yapan Global KVKK CEO’su Ümit Gediman, 31 Aralık tarihine kadar tanınan sürenin kapsamlı bir hazırlık sürecine fırsat vereceğini söyledi.

COVID-19 nedeniyle VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesinde zorluklar yaşanması nedeniyle kayıt sürelerinin uzatılmasına karar verildi. Global KVKK CEO’su Ümit Gediman, kamu ve özel kurumlarda VERBİS yükümlülüğünün ertelenmesi ile kurumlar KVKK süreçlerinde hem 50 çalışan üstünde hem de 50 çalışan altında daha kapsamlı bir hazırlık süreci geçirebilecek açıklamasını yaptı.

Gediman, “Türkiye’nin birçok ilinden sicile kayıt sürelerinin uzatılmasına ilişkin birçok veri sorumlusu veya bunların bağlı olduğu sanayi ve ticaret odaları, sektörel ve mesleki kuruluşları yanında bazı kamu kurumları ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları Kuruma başvurularda bulundu. Bundan önce yaşanan süreçte şirketler KVKK ile VERBİS’i karıştırdı. KVKK yükümlülükleri 7 Nisan 2018 tarihinde süre doldu. Bu tarihten sonra şirketlerinde KVKK yükümlülüklerini yerine getirmeyen işletmelerde ciddi eksiklikler görüyoruz. VERBİS bildirim yükümlülüğü KVKK süreçlerinden sadece bir kısmını kapsıyor” dedi.

Erteleme ile işletmeler çalışmalarını daha kapsamlı ve KVKK mevzuatına göre şirket içinde uygulamalara ağırlık vermelerini tavsiye eden Gediman, şu önerilerde bulundu:

– KVKK uyum faaliyetlerinde iş planlarında ek bir süreç tanımlamaları,
– Zamanın daralması nedeniyle VERBİS süreci öncesi yapılması gereken “Veri Envanteri / Veri Analizi” çalışmalarında departman ve firma içindeki farklı bölümlere özgü çalışmalar yapmaları,
– Teknik ve İdari tedbirlerin alınmasını sağlamaları,
– Çalışanlarına ve KVKK süreçlerinde görevli yönetim ekibine daha kapsamlı eğitimler vererek, farkındalık artırılması sağlanmalı,
– KVKK kültürünün şirket içinde yaygınlaştırılması sağlanmalı ve üst yönetim tarafından desteklenmeli.

Sadece yüzde 10 kurum ve şirket süreci tamamladı

Bugüne kadar 50 kişi üzerinden çalışanı olan kurum ve şirketlerden sadece yüzde 10’u KVKK ve VERBİS yükümlülüklerini yerine getirdi. Bu oran 50 kişi altında çalışan olan şirket ve kurularda ise yüzde 5’in de altında kaldı. Gediman şirketlerin KVKK sürecinde gözlemlediği en ciddi problemin doküman hazırlamak olduğunu belirtirken şunları söyledi: “Sadece doküman hazırlamak, bu dökümanları çalışan adayları, çalışanlar, tedarikçiler, müşteriler veya bayileri ile paylaşmak olduğunu düşünüyor. Ancak bu dokümanlar tek başına yeterli değil. Şirket içinde birçok departman ve birçok süreç bulunuyor. KVKK mevzuatı kapsamında farklı süreçlerde, farklı akışlar uyum çalışmalarının farklılaşmasına neden oluyor. Verinin işlenmesi, taşınması, silinmesi veya arşivlenmesi süreçlerinde hem dijital, hem de fiziki arşiv çalışmaları önem kazanıyor. İşletmelerde en önemli konulardan birisi de KVKK süreçlerinin hukuksal, IT (Bilgi İşlem), Sağlık ve İK boyutlarıyla bir sistem kurulması süreçlerinde uzman desteği almalarıdır.”

Bu aşamada uzman seçimi de büyük önem taşıyor. KVKK süreçlerinde ciddi yaptırımlar ve gelecekte veri ihlalleri, teknik ve idari tedbirler alınmaması nedeniyle oluşabilecek sorumluluklar nedeniyle farklı disiplinlerden uzmanlardan oluşan bir ekipten destek alınması gerekiyor. Şirket içinde sözleşmeler, aydınlatma metinleri ve prosedürlerin uygulanması süreçlerinde hukuksal destek alınması gerekirken, veri güvenliği ve bilgi güvenliği konularında alınacak önemler güncel teknolojiler de dikkate alınarak tüm akışlar belirlenmeli. Uzman firmanın geçmiş deneyimleri, farklı senaryolarda farklı akışları oluştururken günlük işleyişte KVKK süreçlerinin uygulanabilir bir methotla hazırlanması gerekiyor.

Sizin de bu konuda söyleyecekleriniz mi var?