İmza, onay ve belge süreçlerini uçtan uca dijitalleştiren İzometri’nin paylaştığı uygulama verilerine göre, banka talimatlarında manuel yöntemlerle ortalama 4–5 iş gününü bulabilen süreç, İzOnay ile 10 saniyenin altında tamamlanabiliyor. Belgenin kimde beklediğini öğrenmek için yapılan e-posta ve telefon takibine duyulan ihtiyaç yüzde 95 azalıyor. Kurumlar, mevcut sistemlerinde hazırladıkları banka talimatlarını entegrasyon sayesinde otomatik olarak onay ve imza akışına aktarabiliyor; onaydan imzaya, bankaya iletimden arşivlemeye kadar tüm süreci tek bir akışta yönetebiliyor.
Banka talimatının imzalanıp bankaya iletilmesi, finans ekibinin evrakla ilgili işinin her zaman tamamlandığı anlamına gelmiyor. Geleneksel işleyişte çıktısı alınan, yetkililere imzalatılan ve taranarak bankaya gönderilen talimatın fiziksel aslının da kargo veya kuryeyle ulaştırılması gerekiyor. Teslimatın kontrolü ve arşivleme süreçleri de eklendiğinde, tek bir finansal işlem günlerce süren evrak takibine ve ek operasyon yüküne yol açabiliyor.
İzometri tarafından geliştirilen İzOnay platformu, kurumların mevcut sistemleriyle entegre çalışarak tüm bu adımları dijital ortamda birleştiriyor. Kullanıcılar, mevcut imza akışını bozmadan işlemlerini mobil olarak da sürdürebiliyor. Banka talimatının onaylanması, imzalanması ve ilgili bankaya iletilmesi aynı akışta tamamlanırken, fiziksel evrak dolaşımına bağlı bekleme ve takip yükü azalıyor.
Ayda binlerce talimatın takibi tek noktada
İzOnay kullanan büyük ölçekli bir kurumda yalnızca banka talimatlarının aylık hacmi 2.500 belgenin üzerine çıkabiliyor. Finans ekibinin yanı sıra en az üç onaycı veya imzacının katıldığı bu akışta, her belgenin ilgili kişilere ulaştırılması ve imzaların tamamlanarak bankalara iletilmesi gerekiyor. Belge sayısı arttıkça bu adımların takibi de başlı başına bir operasyon haline geliyor.
Islak imza süreçlerinde bir belgenin veya sürecin kimde beklediğini öğrenmek için günde ortalama 5 ila 7 e-posta ya da telefon görüşmesi yapılması gerekiyordu. Belgenin durumunun platform üzerinden görülebilmesi sayesinde bu amaçla yürütülen iletişime duyulan ihtiyaç yüzde 95 azalıyor. Kurumlar sıralı veya paralel onay akışları oluşturabiliyor; bekleyen, onaylanan, tamamlanan ve reddedilen işleri tek noktadan takip edebiliyor.
Çalışma alışkanlıklarını koruyan entegrasyon
Kurumların hazırladığı banka talimatları, SFTP ve benzeri entegrasyonlarla İzOnay’daki ilgili onay ve imza akışına otomatik olarak aktarılabiliyor. İzOnay’ın mobil uygulaması sayesinde imza/onay yetkilileri farklı lokasyonlardan belgeleri görüntüleyerek elektronik imza veya mobil imzayla imzalayabiliyor. Bu sayede imza yetkilileri, ofiste bulunma zorunluluğu olmadan kendilerine iletilen talimatları bulundukları yerden inceleyip imzalayabiliyor; süreç, yetkililerin fiziksel olarak bir araya gelmesini beklemeden ilerliyor.
İzometri’nin 30’dan fazla banka entegrasyonu ise tamamlanan talimatların ilgili bankalara iletilmesini destekliyor.
Kullanıcılar alışık oldukları sistemlerde çalışmayı sürdürürken İzOnay arka planda onay, imza ve iletim adımlarını birbirine bağlıyor. İzOnay’da imzalanan belgeler kurumların ilgili uygulamalarına, dosya dizin alanlarına, e-posta veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerine aktarılabiliyor; dijital arşiv sayesinde geçmiş işlemlere erişim kolaylaşıyor. Gelişmiş raporlama araçlarıyla bir veya birden fazla parametreye göre dosyalarına erişim sağlayabiliyorlar. Dijital arşiv sayesinde; fiziksel dosyalama ve evrak arama ihtiyacı ortadan kalkarken, verilerin yedekli saklanması iş sürekliliğini destekliyor.
İzometri Kurucu CEO’su Esen Uğur Çelebi, süreçlerin bütününe odaklandıklarını belirterek şunları söylüyor: “Banka talimatları, anlık ve hızlı yürütülmesi gereken işlemlerdir. Finans ekibinin hazırladığı bir talimatın imzalanması, bankaya iletilmesi ve gerektiğinde erişilebilir olması aynı sürecin birbirini tamamlayan adımlarıdır. Onay ve imza yetkililerinin talimatın hangi aşamada olduğunu tek yerden, anlık olarak görebilmesi; hızlı işlem gerektiren bu süreçlerde kritik önem taşıyor. Bu adımlar farklı kanallarda yürüdüğünde çalışanlar belgeyi ilerletmek için tekrar tekrar devreye girmek zorunda kalıyor.”
Tekil talimattan toplu ödemeye, banka işlemleri tek akışta
Banka talimatları belirli bir sektörle sınırlı değil. Örneğin çok sayıda mağazası ve tedarikçisi olan bir perakende şirketinde maaş ve toplu tedarikçi ödemeleri, finans ekipleri için düzenli ve yüksek hacimli bir işlem trafiği oluşturabiliyor. İzOnay, bu toplu ödemelere ilişkin dosyaları bankanın talep ettiği formata dönüştürerek onay ve imza akışına alabiliyor; imzalanan dosyalar da entegrasyon üzerinden bankaya iletilebiliyor. Böylece ödeme bilgileri, tek tek talimat olarak işlenmek yerine bankanın sistemine uygun bir dosya üzerinden aktarılabiliyor. Dosya dizi işlemleri ve MT940 hesap hareketi dosyaları da banka ile kurum arasındaki bu entegre belge ve veri akışının diğer örneklerini oluşturuyor.
Yılda 1.200 fiziksel gönderinin yalnızca kargo bedeli 360 bin TL’ye ulaşabiliyor
Banka talimatlarının onay, imza ve bankaya iletim adımlarının dijital ortamda yürütülmesi, fiziksel evrak gönderimi ihtiyacını da azaltabiliyor. Fiziksel gönderim ihtiyacının azalması, kargo giderlerini azaltma potansiyeli de yaratıyor. İzometri’nin İstanbul içi gönderi başına 300 TL üzerinden oluşturduğu örnek maliyet senaryosunda, ayda 50 fiziksel gönderi 15 bin TL, 100 gönderi ise 30 bin TL kargo gideri oluşturuyor. Kurumun belge hacmine ve gönderim koşullarına göre değişebilen bu hesapta, yılda 1.200 gönderinin yalnızca kargo bedeli 360 bin TL’ye ulaşıyor. Kâğıt, baskı ve arşivleme maliyetlerinin yanı sıra çalışanların evrak takibine ayırdığı zaman da eklendiğinde, fiziksel evrak operasyonunun görünmeyen toplam maliyeti daha belirgin hale geliyor.
