Büyük liderler için şirketlerinin dijital dönüşümün içinde yer alması oldukça önem taşıyor.
“İş Hayatında Dijitalleşme” başlıklı yeni bir rapora göre bilgi teknolojileri (BT) alanındaki yöneticilerin %50’sinden azı iş süreçlerinin çoğunun ya da tamamının dijitalleştiğini söylerken sadece yüzde 10’u dijitalleşmenin kapsamlı olarak gerçekleştiğini belirtiyor. Bununla birlikte, aynı çalışmada katılımcıların yüzde 71’i otomasyonun kuruluşlarına katkı sağlayacağını düşündükleri süreçlerden de bahsediyor. İşletmelerin, dijital hedeflerine ulaşmaları için şirketlerini adapte etmelerini sağlayacak beş adım şu şekildedir.
1. Kâğıt İş Akışını Kolaylaştırın
Dijitalleşmenin en önemli sebebi iş akışını hızlandırma gereksinimidir. Birçok baskı işi ve doküman süreçleri; faturaların dosyalanması, taleplerin işlenmesi ve dosyaların doğru klasöre kaydedilmesi gibi tekrarlanan görevler içerir. Araştırmaya göre kuruluşların yüzde 55’i kâğıt süreçlerinin mevcut durumunu analiz etmemiş durumda. Artık iş süreçlerini dijitalleştirmek isteyen şirketler, doküman yönetim yazılımı ve Xerox ConnectKey özellikli bir MFP kullanarak kayıtlarını taratıyor ve dijital ortama aktarabiliyor. Bunun yanı sıra çalışanlar artık kimliklerini kullanarak dijital belgelere anında ve güvenli bir şekilde erişebiliyor ve birden fazla kullanıcı, güncellenen aynı belgeye aynı anda erişerek iş akışını düzenleyebiliyor.
2. Verileri Derinlemesine Analiz Edin
Dijitalleşmeden gerçek bir katkı elde etme konusunda en önemli adımlardan biri de analizdir. Dokümanların nasıl kullanıldığını denetlemek, takip etmek, ölçmek ve analiz etmek, dijitalleşmede hangi alanda en yüksek faydayı elde edebileceğinizi görmeye yardımcı olur. Bu bilgiler, doküman yönetim süreçlerinizdeki hassas noktaları da daha iyi anlayabilmenizi sağlayacaktır. Xerox, Baskı Analizi süreçlerini ideal adet ve baskı cihaz tiplerini gerektiği şekilde konsolide ederek en uygun baskı ortamını sağlayarak müsterilerine maaliyet ve zaman tasarrufu sağlar.
3. İşletme Genelinde Kararları Uygulayın
Doküman süreçlerinizin mevcut durumunu değerlendirdikten ve dijital yolculuğunuza başladıktan sonra ilerlemenize dair gerçek zamanlı güncellemeleri şirketinizdeki yetkili kişi ile paylaşmak artık çok daha önemli hale gelir. İşletmelerin yüzde 90’ı güvenli olmayan baskıdan dolayı güvenlik açıklarıyla karşı karşıya kalmıştır ve çoğunlukla bunun nedeni, birinin hassas dokümanları yazıcı tepsisinde unutmuş olmasıdır.
Bu durum sadece olası bir güvenlik açığı değil, aynı zamanda kağıt ve para israfıdır. Aslında yazdırılan sayfaların yüzde 50’si çöpe atılmakta, yüzde 20’si ise hiç alınmamaktadır dolayısıyla şirketler maliyet, güvenlik ve hız açısından fırsatları aramaktadır. Xerox, baskılarınızı optimize ederken her şeyin bilişim ortamınıza güvenli ve uyumlu bir şekilde bağlandığına emin olur; mobil cihazlardan baskı çözümlerini açar ve baskı sırası yönetimi sağlar. Talebe göre baskı (ya da pull printing) sayesinde, yazdırılan doküman, yalnızca baskıyı gönderen kişi PIN kodu girdiğinde veya temaslı kartla hazır bulunduğunda MFP’den çıkar. Tek bir basit adımla maliyet ve güvenlik sorunu çözülür.
4. Otomasyon ile Genişleyin
Şirketler, dijital kaynaklarına daha fazla yatırım yaptıkça, dijitalleşmenin birincil sebebi olan daha verimli büyüme imkânına kavuşmuş olur. Mevcut işlerin bir kısmı yeni otomatik süreçlere dağıtılarak çalışanlara zamanı kazandırılır ve ekip bu sayede daha fazla proje alabilir, daha fazla yeniliğe yatırım yapabilir ve BT departmanının kapasitesini bir bütün olarak genişletebilir. Xerox, iş otomasyonu hizmetleri sayesinde iş süreçlerinizdeki zaman kaybı ve gereksiz adımlardan kurtulmanıza yardımcı olur. Verimsizliği ve maliyetleri kalıcı hale getiren şişirilmiş süreçlerden şirketinizi kurtarır. İş Akışı Otomasyon Hizmetleri ile daha yüksek üretkenlik ve dijital dönüşüme giden yola liderlik eder.
5. Güçlü Yönlerinize Odaklanın
İş akışı otomasyonu dijitalleşmenin temel bir unsuru olmasına rağmen kesinlikle iş gücünün azaltılması ile eş anlamlı değildir. Aksine, şirketler çalışanlarını, güçlü yönlerine odaklanan görevlere atayarak bu özelliklerini kullanmalı ve ardından bu yetenekleri desteklemek ve eksikleri tamamlamak için süreçleri otomatikleştirmelidir. Burada amaç, çalışanların ve otomasyon teknolojilerinin birlikte çalışması ve şirket ile müşteriler için olumlu bir değişim sunmaktır.
