Yeni mezunların iş arayışı, staj başvuruları, iş değiştirmek isteyen çalışanlar ve şirketlerin yetenek açığını kapatma hedefi dolayısıyla insan kaynakları departmanları vakitlerinin önemli bir bölümünü işe alım süreçleri için harcıyor. Ancak bu süreci manuel olarak yürüten şirketler verimlilik kaybı yaşarken maliyetleri de büyük ölçüde artıyor.
Günümüz iş piyasasında, şirketler doğru yetenekleri bulmak için işe alım süreçlerine büyük bir zaman ve enerji harcıyor. Şirket içindeki açık pozisyonların belirlenmesi ve ilanın oluşturulması ile başlayan bu süreç, ilanın yayınlanması, öz geçmişlerin değerlendirilmesi, mülakatlar, testler, özlük dosyası için gerekli belgelerinin toplanması, ekipman teslimi ve oryantasyon süreci ile devam ediyor. Diğer taraftan yeni mezun olan gençlerin iş veya staj başvuruları ile iş arayanların ilan olmasa dahi şirketlere gönderdikleri öz geçmişlerle birlikte işe alım süreçleri İK departmanlarının en fazla mesai harcadıkları işlerden biri haline geliyor. İşe alım için harcanın zamanı ve maliyetleri düşürüp verimliliği artırmanın yolu ise dijitalleşmeden geçiyor. 23 ülkede 4.500’den fazla İK yöneticisi ve 180 binden fazla çalışan tarafından kullanılan Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, işe alım süreçlerini manuelden dijitale taşımanın sağladığı zaman ve maliyet avantajı hakkında bilgi verdi.
“Dijitalleşme ile operasyon yükü yüzde 76 düşürülüyor”
İnsan kaynaklarının tüm departmanlarla ilişkili olduğunu, bu nedenle İK departmanlarının dijitalleşmesinin şirket geneline olumlu etki ettiğini söyleyen Yalı, “Kolay İK olarak yaptığımız hesaplamalara göre bir İK departmanının dijitalleşmesi o departmanın operasyon yükünü yüzde 76 azaltıyor. Bunun en iyi örneklerinden birini işe alım sürecinde görüyoruz. Çünkü işe alım oldukça uzun ve meşakkatli bir süreç. Bunu kısaltıp hem zaman, maliyet ve verimlilik avantajı sağlamanın hem de hata payını azaltmanın yolu ise işe alım süreçlerini dijitalleştirmekten yani aday takip sisteminden (ATS) geçiyor” dedi.
“Maliyet 269,9 bin TL’den 107,9 bin TL’ye düşüyor”
Aday takip sistemi ile gerçekleştirilen işe alım sürecinin manuel işe alım sürecine göre zaman ve maliyet açısından yüzde 60 avantaj sağladığını belirten Yalı, “Hizmet verdiğimiz müşteriler ve kariyer sitelerinden derlediğimiz bilgilere göre orta düzey bir İK yöneticisi veya profesyoneli ortalama 60 bin TL (yıllık maaşı 720 bin TL) maaş alıyor. Bu yönetici işe alım sürecini manuel olarak yönettiği takdirde bu işe haftada 15 saat (yılda 780 saat) mesai harcıyor. Haftada 40 saatten yılda 2.080 saat çalışan bu yöneticinin saatlik maliyetli 346,15 TL. Buna göre yıllık manuel işe alım maliyeti ise 269 bin 997 TL. Aynı yöneticinin işe alım sürecini ATS ile yürüttüğünü varsayalım. Bu durumda yöneticinin işe alım için haftada harcayacağı zaman 6 saate düşüyor. Bu da yılda 312 saat ediyor. Buna göre yıllık ATS ile işe alım maliyeti 107 bin 988 TL. Dolayısıyla işe alım sürecini manuel yerine dijital olarak yapmak yüzde 60 maliyet ve zaman avantajı sağlıyor. Bir başka deyişle şirketler 468 saat ve 162 bin TL kâr elde ediyor” diye konuştu.
Yapay zeka ile ‘tek tık’lık çözümler
Yalı, ATS ile işe alım yapmanın zaman ve maliyeti nasıl düşürdüğünü ise şu sözlerle anlattı; “İşe alım sürecinde ATS kullanımı; farklı platformlarda aynı anda ilan açma, gelen başvuruları yapay zeka desteği ile otomatik olarak filtreleme, görüşme organizasyonunu tek tık ile yapma, aday yorumları ve öz geçmişleri anlık olarak iş birimleri ile paylaşma, ilgili birimleri işe alım sürecine anlık olarak dahil etme, adaylara süreç hakkında otomatik mail atma, adaylara tek platform üzerinden test, form vb. gönderme gibi çok sayıda avantaj sağlıyor. Bu da süreyi kısaltırken İK departmanlarının çok daha verimli işlere odaklanmasına olanak tanıyor.”
