Fiziksel Ofisleri Değişen İhtiyaçlara Göre Yeniden Tasarlamak

Bir çoğunuz gibi ben de ofise dönmeye hazırım; ya da en azından ev veya ofislerde çalışabileceğimiz yeni hibrit çalışma modeli ile birlikte ofise geçme imkanım var diyebilirim.

Yazar: Aruba Ülke Müdürü Ersin Uyar

Artık kesinlikle değişmesi gereken fiziksel ofisin bu yeni model altında neye dönüşeceğini görmek ilginç olacak. Yaşama, çalışma ve iletişim kurma, önceliklerimizin ve beklentilerimizin hepsi geri dönülemez bir şekilde salgın tarafından değişime uğradı. Peki, ofislerimizde hiçbir değişiklik yapmadan yeni ihtiyaçlarımızın karşılanmasını bekleyebilir miyiz?

Yeni gerçekliğimize ve yakın geleceğimize uygun bir ofis tasarlamak, ağ altyapılarından fiziksel mimarilere kadar her bir noktayı yeniden düşünmek şirketler için zorlayıcı olacaktır. İşte, önümüzdeki döneme ilham vermek ve rehberlik etmek için son birkaç ayda gördüğüm en revaçtaki trendleri sizinle paylaşmak istiyorum.

Daha küçük ama daha verimli ofisleri bekleyin

2020 yılının büyük bir çoğunluğunda boş duran ofislerle birlikte birçok şirket masraflarını önemli ölçüde kısma ve gayrimenkul maliyetlerinde tasarrufa gitme fırsatı buldu. Şirketlerin çalışma alanlarını salgın sonrası daha iyi düzenleyeceklerini ve bu durumun ise çalışanlara çok iyi geleceğini düşünüyorum.

Ardı ardına sıralanmış masalar ve küçük bölmeler yerine, kısa süreliğine birlikte çalışılacak ortak alanlar ve toplantı alanları için sınırlar ortadan kalkıyor. Evden çalışmanın değeri her ne kadar kanıtlansa da, bir yıldan uzun bir süredir birbirlerinden ayrı kalan çalışanlar yüz yüze çalışmak için can atıyorlar ve şirketler ise bu talebi karşılamak için hazır olmalılar.

Konu sadece sosyalleşmekten ibaret değil. Şirketlerin, bilhassa genç çalışanlar ve çalışan ebeveynlerin işlerine yoğunlaşmalarını sağlamak ya da etkili öğrenmeyi kolaylaştırmak için ofise gitmeye ihtiyaç duyduklarını kabul etmeleri gerekiyor.

Bu amaca uygun olarak birçok şirket, çalışanlarına telefonla konuşabilmeleri ya da uzaktan çalışan iş arkadaşlarıyla video konferans yapmaları için ses geçirmeyen “kapsül” şeklinde özel bir çalışma ortamı sunuyor. Bütün çalışanların bu alanlara yer ayırtmaları gerektiğinden, bu durumun çözümünü bir sonraki trend ile sağlayabileceğimizi söyleyebilirim:

Tahsis edilmiş alanlara elveda deyin

Gelecek nesiller kübik ofisleri artık başarının anahtarı olarak görmeyecek. Çalışanların daha hareketli olmasıyla birlikte kübik ofiste (ya da masada) kim önceden yer tutarsa, çalışma alanı ona ait (kısıtlı bir süreliğine) olacak.

Şirketler için bunu sağlamanın en verimli yolu dijital bir çözümden, bir mobil uygulamadan geçiyor. Böylece çalışanlar hangi çalışma alanının müsait olduğunu bilebilecek, belirli bir süre için yer ayırtabilecek ve diğer toplantı katılımcılarıyla konumlarını paylaşabilecekler.

Kısıtlı alanla birlikte bu rezervasyon sistemi daha da önem kazanıyor. Çalışanlar dönüp dolaşıp çalışacak yer ararken, şirketler de değerli vakitlerinden olma ve verimliliğin etkilenme riskiyle karşı karşıya kalabilirler. Buradaki amaç, çalışanların masa ya da toplantı odasını kolaylıkla ayırtmalarını sağlamak olmalı.

Ofis ortamındayken, verimliliği ve üretkenliği artırmak adına konum bilgisi ve Bluetooth özellikleri hem çalışanlara hem de ziyaretçilere yol göstermek için kullanılabilir.

Kuşkusuz, bu teknolojiyi uygulamaya geçirmek önemli, fakat şirketlerin de kullanılan her yeni aracın bir eğitim ihtiyacını doğurduğunu unutmamaları gerekiyor. Çalışanlara bu konuda zaman ayırmak, işlerin amaçlandığı gibi yürümesini sağlayacaktır. Bunu yapabilmenin yolu ise doğru verilerden geçer. Çalışanın yer ayırtmasına rağmen gelmediği ‘hayalet rezervasyonlar’ ilk aşamada kulağa ufak bir sorun gibi gelse de, sistemin etkinliğini sarsabilir ve yeni hibrit çalışma alanlarında sorun yaratabilir.

Hiper farkındalığa ulaşacak binalar

Dijital dönüşüme açık şirketler sayıları her geçen gün artan Nesnelerin İnterneti (IoT) cihazları ve sensörleri kullanıyorlar. Böylece binanın sıcaklığı, nem seviyesi, enerji ve kaynak tüketimi, hava ve sıvı akışı, doluluk ve çok daha fazlası hakkında büyük miktarda verilere erişebiliyorlar.

Tüm bu verilerin operasyonel maliyetler, verimlilik ve aynı zamanda çalışan deneyimi gibi konular üzerinde büyük etkisi var. Işıkların saat kaçta açılması gerekiyor? Odaları gereğinden fazla mı soğutuyoruz yoksa içeriyi pencereler açıkken mi ısıtıyoruz? Çalışanlar ortak alanları kullanıyor mu yoksa daha çok özel alanlara mı ihtiyacımız var? Kimsenin kullanmadığı alanları temizliyor muyuz? İsrafı en az seviyeye indirmelerine ve maliyetleri azaltmalarına yardımcı olacak, daha iyi alan ve tesis kullanımı için şirketlerin bu sorulara yakın gelecekte verecek cevapları olacak.

Zamanla, hem kullanıcılarına hem de çevresine karşı tamamen farkındalığa ve duyarlılığa sahip, otomasyondan yararlanan binaları devreye sokmak için bu verileri geliştiren şirketleri de göreceğiz.

Ağın geleceği

Bu trendleri keşfederken, yeniden tasarlanan ofislerin her ölçekteki cihazları, kullanıcıları ve platformları destekleyecek kablosuz ağ altyapısına ihtiyaç duydukları da gün yüzüne çıkıyor.

Bunun yanı sıra, yapay zekayla güçlendirilmiş ve öngörüler sunan bir ağa da gereksinim duyulacaktır. Ağ performansını, operasyonel verimliliğini sağlamanın ve eşi benzeri görülmemiş büyüklükteki verilerden iş anlamında katma değer yaratmanın tek yolu da budur.

Bu yöntem aynı zamanda herhangi bir dağıtık ağın doğasında yer alan güvenlik risklerine verilecek tek cevaptır. Bir dizi Nesnelerin İnterneti ve yönetilmeyen kullanıcı cihazları için BT ekiplerinin bunlara ayıracak zamanları ya da bu riskleri manuel olarak yönetecek görünürlükleri yok. Ortak alanda bir araya gelme ve sosyalleşmenin artışı, daha fazla müşteri ve ziyaretçinin de ofisi tercih edeceği anlamına gelir ve bu, yönetilmesi gereken farklı erişim düzeyleri yaratır. Otomasyon çözümü, ziyaretçilerin hem ağ üzerinde yapabileceklerini hem de görebileceklerini sıkı bir şekilde yöneten güvenlik politikalarını ve erişimlerini basitleştirir.

Dönüşen ihtiyaçlar ve davranışlarla yeni teknolojilere, bütçelere cevap verebilecek çalışma alanlarındaki verilerden beslenen ağların ölçeklenebilir olması gerekiyor.

Hatta, kurumsal ağların işlevi o kadar büyük ki, altyapı yatırımlarının hibrit çalışma alanlarını devreye sokmakla değil, geleceğin değişimlerine hazır ve çevik şirketler yaratmakla ilişkili olduğunu düşünüyorum.

Fakat tüm bu yatırımlar finansman gerektirir. Buradan hareketle, Aruba’nın hibrit çalışma modeli şirketlere, bütçelerini stratejik bir şekilde nasıl kullanabilecekleri ve geleceğin çalışma ortamını sağlayacak bir ağı nasıl oluşturabilecekleri konusunda yol gösterecektir.

Sizin de bu konuda söyleyecekleriniz mi var?