Kanadalı CaseWare şirketi, küresel eknomik şartlar altında hızla büyüyen işletmeler için en ideal sürekli denetim altyapısını sunuyor.
CaseWare’in Türkiye temsilciliğini yürüten Med Idea Kurucu ortağı H.Özgür Demirdöven ve CIO’su Kağan Demirdöven, sorularımızı yanıtladı.
Kendinizi ve Med Idea’yı kısaca tanıtır mısınız?
Med Idea, veri analizi konusunda faaliyet gösteren Kanadalı CaseWare Analytics firmasının ve çözümlerinin SAP ile entegrasyonunu sağlayan Alman Audicon firmasının Türkiye ve Azerbaycan ülkelerindeki münhasır temsilciliğini yürütmektedir. Şirketimiz özellikle veri analiz, iç, dış ve suistimal denetim yazılımları konusunda uzmanlaşmıştır.
Temsilciğini yürüttüğünüz CaseWare firmasını ve ürünleri hakkında bilgi verir misiniz?
CaseWare International, muhasebeciler ve denetçiler için dünya çapında yazılım çözümleri üreticisidir. 1988 yılında Toronto’da kurulan şirket, muhasebe firmalarına, şirketlere, vergi dairelerine ve hükümetlere muhasebe ve denetim yazılımları geliştirmektedir. 1989 yılında, Working Papers (Çalışma Kağıtları) yazılımı ile Kuzey Amerika piyasasında faaliyet göstermiş, 1992 yılında tüm Avrupa’ya yayılmayı başarmıştır. CaseWare şirketinin sahip olduğu yedi yazılım ürünü aşağıda sıralanmaktadır:
Working Papers: Fiziki kağıt tüketimini ortadan kaldırarak, güvence ve raporlama çalışmalarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan yazılımdır.
IDEA: Muhasebecilerin, iç-dış-suistimal denetçilerinin ve finans uzmanlarının kullanabileceği; denetimi gerçekleştirmesi ve sistemdeki bozulmaları ortaya çıkarmada yardımcı olması için tasarlanan bir yazılımdır. Veri bütünlüğünü sağlar ve verilerin tamamını (%100’ünü) çok kısa sürede denetleyebilmektedir.
IDEA Server: Şirket içinde toplanan verileri, veri merkezine ulaştırarak eş zamanlı sunucu tabanlı veri analizi yapılmasını sağlayan ortak analitik bir platforumdur.
Monitor: Otomatik olarak birden fazla iş sürecini denetleyerek, sistem üzerindeki hata ve hileleri algılamakta, organizasyon yöneticilerine anlık olarak haber vermekte ve uyarı sistemi ile sürdürülebilir geri bildirim mekanizması oluşturmaktadır.
Time: SQL (Structured Query Language – Yapılandırılmış Sorgu Dili) ile uyumlu olarak tasarlanan yazılım, verileri pratik, hızlı ve kolay bir şekilde yönetme olanağı sağlamaktadır. Verilere hızlıca göz atma, geliştirilmiş fatura sistemi ve kullanıma hazır rapor hizmetini sağlamaktadır.
RiskSpace: Hızlı bir şekilde risk değerlendirme yapabilmekte olan yazılım, yöneticilere karar verme aşamasında yardımcı olarak somut verilere dayanan kararların oluşmasında rol oynamaktadır.
CaseWare Cloud: Personeller arasında ve müşterlerle iletişimi sağlayan, web tabanlı güvenli bir bulut ağı sistemidir.
H.Özgür Demirdöven
CaseWare IDEA’yı kısaca tanıtır mısınız?
CaseWare firması IDEA ve MONITORING programlarıyla, dünyada 130 ülkede yaklaşık 500 bin kullanıcının veri analiz ihtiyaçlarına 16 dilde yanıt veriyor. Veri analiz kapasitesi ve devamlı veri izleme araçları ile alanında öncü çözümlerden biri olan CaseWare IDEA hem kamu hem de özel sektörde aktif olarak denetçiler, muhasebeciler, finans uzman ve yöneticileri tarafından kullanılıyor. CaseWare IDEA verinizin yüzde 100’ünü analiz etmenize imkan tanır, yüksek veri güvenliği garanti eder, ve program içine entegre 100’den fazla audit-bağlantılı Denetim tekniği ile analizlerinizi kolayca yapmanızı sağlar.
CaseWare IDEA, yüksek veri güvenliği sağlar ve analizlerinizin süresini kısaltır, size daha hızlı ve efektif bir şekilde denetim yapma imkanı sağlar. CaseWare IDEA ile çoklu veri setlerini inceleyebilir, büyük resmi görebilir ve araştırmalarınızı veriler arasındaki ilişkiler, bağlantılar, aykırılıklar ve anormalliklere odaklanarak yapmak da mümkün.
IDEA’yı kimler kullanıyor ve IDEA kimlere hitap ediyor?
IDEA, günümüz iş dünyasında büyük verinin çok hızlı ve ekektif bir şekilde işlenmesinden, analizine ve raporlamasından yorumlanmasına kadar bütün analitik ihtiyaçlarınıza cevap verir. IDEA halihazırda dünya üzerinde ABD, Kanada, Almanya, İspanya, İngiltere, Japonya, Türkiye gelir idareleri de dahil olmak üzere birçok gelir idaresi, Maliye Bakanlıkları Vergi Denetim Kurulları, Gümrük İdareleri, Big-4 (KPMG ve diğerleri) ve diğer dış Denetim firmaları, KOBİ ve büyük ölçekli firmaların iç Denetim, muhasebe ve finans departmanları dahil olmak üzere 500 bini aşkın uzman tarafından 16 farklı lisan desteği ile kullanılan dünya lideri veri analiz aracıdır.
Kağan Demirdöven
CaseWare MONITOR’ü ve Sürekli Denetimi kısaca tanıtabilir misiniz?
Günümüzün hızla değişen ekonomisinda, iç kontrol için kolay ve etkili sistemlere artan bir ihtiyaç vardır. Kurumsal yönetimdeki zaaflar, şirketlerin itibarını, gelir ve karlılığını yok edebilir. CaseWare Monitor, uygulaması kolay olan “Sürekli Denetim” sağlayan komple bir yazılım çöüzümüdür. Tüm paydaşlar, tek bir portal üzerinden birden çok işletme ve sistemi Bağımsız olarak izleyebilir ve kontrolünü sağlayabilir. Bu işbirlikçi çerçeve sizing hataları algılamanıza ve ihlallerini zararlı hale gelmeden önce düzeltmenize yardımcı olur.
Sürekli Denetim Sistemi konusundaki ihtiyaç nasıl doğdu?
Günümüz dünyasında, birçok ülke ekonomisinde büyük piyasalar bulunmaktadır. Bu piyasalarda faaliyet göstermek isteyen işletmeler, güçlü bir organizasyon yapısı ihtiyacıyla beraber bölümler arasındaki uyumu da sağlamak zorundadırlar. Piyasaların büyümesiyle birlikte gelişen şirketler istihdamlarını artırmış, günlük olarak çok yüksek işlem hacimlerine ve kayıt miktarlarına ulaşmışlardır. Dolayısıyla günlük işletme içindeki veri akışı artmış, takip ve kontrol sistemlerini uygulamak biraz daha zor bir hal almıştır.
Bilgi teknolojileri kullanılmadan bu veriyi kayıt altına almak, ihtiyaç duyulan zaman ve personel bakımından büyük oranda kaynak ayrılmasına neden olmaktadır. Aynı zamanda istenilen raporların zamanında hazırlanıp, bilgi kullanıcılarına ve paydaşlara aktarılamamasına sebebiyet vermektedir. Dolayısıyla işlemlerin yeterli düzeyde denetimi yapılamamakta ve mevcut durumdaki hata ve hileler ortaya çıkarılamamaktadır. Denetimciler geleneksel denetim yöntemleriyle birlikte, bilgi teknolojilerini de kullanmaya başlamış, ancak yapılan yıllık denetimler ve raporlar, sistemi kontrol etmede yetersiz kalmış, sonuç olarak da dünya üzerinde birçok muhasebe skandalı yaşanmıştır ve hala da yaşanmaya devam etmektedir.
Bilgi kullanıcıları, güvenilir ve doğru bilgiye belirli aralıklarla hazırlanan raporlarla ulaşmakta ve işletme faaliyetlerinde gerçekleşen olaylardan uzun bir süre sonra haberdar olabilmektedir. Oysa ki piyasalarda yaşanan bu hız nedeniyle artık karar vericiler anlık bilgiye ihtiyaç duymaktadırlar. Gelişen bilgi teknolojileri, muhasebenin bu ihtiyacını karşılamış, fiziki kayıt olmadan işlemlerin tamamı bilgisayar ortamına aktarılmış ve geleneksel denetimde olduğu gibi belirli aralıklarla raporlama yerine eş zamanlı denetime olanak sağlayan “Sürekli Denetim (Continuous Auditing)” kavramı ortaya çıkmıştır.
Bu konuda gelecek nasıl şekillenecek?
İşletmelerin bilge kullanıcılarına sunduğu finansal bilgiler, belirli dönemlerde hazırlanan raporlar halinde sunulmaktadır. Bu dönemler arasında geçen sürede yaşanan mali olaylar, karar verme aşamasında etkileyici bir rol oynayacak önemlilikte olabilmektedir. Bu yüzden bilgilerin gecikmeli değil, eş zamanlı olarak doğru ve güvenilir bir şekilde aktarılması gerekmektedir. Bunu sağlayabilmek için sürekli denetim uygulamaları kullanılmalıdır.
Sürekli denetim uygulaması ile, işletme verileri fiziki ortam olmadan, elektronik bir şekilde kaydedilir ve anlık olarak denetim kanıtları oluşturulur. Bu sayede yapılan hata ve hileler, kısa süre içinde farkedilir, iç ve dış denetim için zaman tasarrufu sağlar. Sürekli denetim aşamalarının gerçekleştirilmesi ile birlikte, yıl sonu yoğunluğu yaşanmamakta ve gerekli denetim raporlarının hazırlanması için belirli dönem aralıklarına ihtiyaç olmamakla birlikte istek üzerine anlık olarak hazırlanabilmektedir.
Sürekli denetim tekniklerinde, geleneksel denetimde olduğu gibi işletme verileri üzerinden örnek almak yerine, verilerin tamamı denetlenebilmektedir. Bilgisayar yardımı ile yapılan sürekli denetim, verilerin doğruluğunu yüzde 100 oranında sağlamış olmaktadır. Daha az personele ihtiyaç duyan bu sistem, verilerin güvenilirliğini oldukça yüksek seviyeye çıkarırken, aynı zamanda maliyetleri de azaltmaktadır.
Sistemin verimli olarak kullanılabilmesi için yeterli bilgi düzeyine sahip personelin ve bilgisayar sisteminin teknolojik altyapısının oluşuturulması gerekmektedir. Gerekli yazılımın elde edilmesiyle birlikte, işlemler bilgisayar sistemine kaydedilir ve programlar aracılığıyla sürekli denetim gerçekleştirilir. Denetim aşamalarının tamamında yazılımlar süreci kontrol ederek, gerçekleşmiş ya da gerçekleşebilecek sistem bozukluklarını, yanlış girişleri veya hile girişimlerini ayıklamaktadırlar. Süreç içerisinde ayıklanan bu veriler, belirlenen aralıklarla yetkili kişilere ve yöneticilere raporlanmaktadırlar. Bu sayede sorunların, hızlı ve çabuk bir sürede, şirkete çok fazla zarar vermeden çözümlenmesi sağlanmaktadır.
Sürekli denetimin geleneksel denetime göre birçok üstünlüğü mevcuttur. Bunlardan en önemlisi ise iç denetim birimlerince sağlanmaya çalışılan güvencenin, teknolojik araçlarla birlikte etkinliğinin en üst seviyeye çıkarılıp kurum faaliyetlerinin denetimini gerçekleştirmesidir. Etkin bir şekilde uygulanan denetim teknikleri, işletmenin finansal tablolarının güvenilirliğini arttırarak yeni yatırımcıların ilgisi çekmekte ve şirket kaynakları üzerinde yüksek düzeyde verimlilik sağlanmış olmaktadır.
Son olarak bir örnek ile programın günlük hayatta işletmelere sağlayacağı faydayı özetleyebilir misiniz?
Günümüz ekonomisinde, sahtekarlığı ve gelir kaçağını önlemek işletmenin devamlılığı açısından oldukça önemli bir durumdur. Şirketin kötü yönetimi, işletmenin hisselerini, gelirlerini ve karlılığını negatif yönde etkilemektedir. Başarılı bir şirket yönetimi için organizasyon hedeflerinin belirlenmesi gerekmektedir. isk değerlendirmesi, çevre kontrolü, iç kontrol ve gözlem etkili bir organizasyon yapısı için gerekli olan iş kontrol süreçleridir. Etkin bir gözlem ve denetim, alım-satım tutarlarını, ücret ödemelerini, fatura doğrulamalarını ve bilgi ağı güvenliğini gerektirmektedir. Bu sayede işletme finansal bilgilerin doğruluğunu ve sahip olduğu mevcut mallarını koruyabilmektedir.
IDEA ile CaseWare Monitor programları, sürekli denetim yapmak ve bir iş sürecindeki personel performansını ölçmek için kullanılmaktadır. Programlar sayesinde, kurumlar yüksek seviyeli ve devamlı gözlem kontrollerini gerçekleştirmektedir. Sürekli denetim, herhangi bir iş sürecinde hızlı ve kapsamlı kontrolün uygulanmasını ve potansiyel veya varolan risklerin belirlenmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Sürekli denetim, iş sürecini kuş bakışı bir açıdan özlemleyebilmektir. Programlar yardımıyla tekrarlanan görevler otomatik şekilde kontrol edilmekte, iş sürecindeki herhangi bir değişiklik, bozulma veya anormallik tespit edilebilmektedir. Tespit edilen veriler, ilgili kişilere anlık olarak aktarılmakta ve uyarılmaktadır. Bu sayede oluşan problemlere kısa sürede müdahale şansı doğmakta ve gelecekte aynı sorunlarla karşılaşmamak için önlem alma fırsatı oluşmaktadır. Sürekli denetim, hızlı bilgi erişimi sağladığı için, denetim maliyetlerini düşürerek, denetim bulgularını desteklemektedir. Program yardımıyla karar vericiler, sahtekarlığı azaltmak, işlevsel etkinliği artırmak ve gelir kaçağını durdurmak için kısa sürede gerekli raporlara ulaşabilmektedirler.
