Türkiye’de faaliyet gösteren bağımsız bir sivil toplum kuruluşu olan WATAN, İK süreçlerinin otomasyonunda Microsoft’un veri bazlı çözümü Dynamics 365 Human Resources’dan faydalandı. MEA Bölgesi’nde Dynamics 365 Human Resources’ı kullanan ilk sivil toplum kuruluşu olan WATAN, platformun performans ölçme, çalışan verisi güncelleme ve herhangi bir zaman diliminde, herhangi bir yerde görev alan takımları takip edebilme gibi akıllı özelliklerinden faydalanıyor.
2012 yılında Türkiye’de kurulan sivil toplum kuruluşu WATAN; Türkiye, İngiltere, Amerika ve Ürdün’de görev yapan 100 çalışanıyla insanlara yardım etmeyi ve topluluklara destek olmayı hedefliyor. Acil durum yardımında bulunan, gönüllülük ilkesiyle yapılan işlere destek veren ve uzun soluklu uluslararası projelerde yer alan WATAN, özellikle mültecileri, kadınları ve çocukları ekonomik anlamda rahatlatmaya yönelik destekler üzerine yoğunlaşıyor.
İK süreçlerini modernize ederek zaman kazanmanın düşük maliyetli yollarını aradıkları dönemde Microsoft’un çözüm ortağı Pargesoft’un süpervizörlüğü ve desteğiyle Microsoft’un çok yönlü ve maliyet avantajı sağlayan servislerinden faydalanmaya karar verdiklerini belirten WATAN İK Direktörü Abdulhadi Dele, sürece ilişkin görüşlerini paylaştı: “WATAN’da İK sürecinin tüm ayakları insan eliyle yürütülüyordu. Bu da hem maliyetlerin artmasına hem de zaman kaybına sebep oluyordu. Bir çalışanın personel bilgisine ihtiyaç duyduğumuzda elle araştırmamız; bazı belgeler imzalamamız ve dokümanları fiziksel olarak toparlamamız gerekiyordu. Bilgiler ve regülasyonlar sürekli güncellendiği için İK’da bu sürecin insan eliyle takip edilmesi hiç kolay değil. Bu nedenle İK’da zaman ve enerji kazanmak adına etkin bir otomasyon sistemine ihtiyaç duyduk”.
İK’da veriye dayalı öngörülerle otomasyon
Dynamics 365 Human Resources platformunu sorunsuz bir şekilde yükleyen ve hemen kullanmaya başlayan WATAN; performans geri bildiriminden eğitim ve sertifikasyonlara, tazminattan ek faydalara, izinli gün sayısından self servis programlara kadar birçok alanda veri tabanından güç alan yeni bir çalışan deneyimine geçiş yaptı.Bunun yanı sıra, platform daha iyi raporlama yapılmasına ve donörlere karşı daha şeffaf olunmasına da katkı sağladı.
WATAN’ın bu platform sayesinde tüm çalışanlarının aylık ve yıllık hedeflerini daha yakından takip edebildiğini belirten Abdulhadi Dele, sözlerine şöyle devam etti: “Performans değerlendirmesini ve çalışan anketlerini tek bir pano üzerinden yönetiyoruz. Çalışan izinlerinin girişini bir dakika içinde yapabiliyoruz. Öte yandan, çalışanlarımızın birçok işi bir arada yürütmeleri gerektiğinde nasıl sonuçlar aldıklarını görmemiz çok kolaylaştı.Platform üzerinden takımlarımızın ne yaptığını ve neye ihtiyaç duyduklarını takip edebiliyoruz. Aynı zamanda iş görüşmelerini de Dynamics 365 Human Resources üzerinden efektif bir şekilde yürütüyoruz. İyileşen iş birliği gücümüz, takımımızın kritik zamanlarda inovatif adımlar atmasına ve çevikliğini geliştirmesine imkan sağlıyor. Microsoft’un sunduğu bu çözümün, İK yapımızın modernleşmesinde tahmin ettiğimizden çok daha büyük etkisi oldu”.
Zaman kazandıran özellikler
Platformun sunduğu servislerle özellikle zorlayıcı Covid-19 döneminde zamandan tasarruf ettiklerini ifade eden WATAN IT Direktörü Ahmed Alelewi, “Analizleri eskiye oranla daha hızlı yapıyor ve tek tuşla sisteme yeni çalışan girişi sağlayabiliyoruz. Aynı zamanda çalışanlar da kendi verilerine ekleme ve çıkarma yapabiliyor, bilgilerini güncelleyebiliyorlar; biz de sonrasında onaylıyoruz. Platformun bize en büyük faydayı sağlayan yönlerinden birinin bu olduğunu söyleyebiliriz” diyerek operasyonel akışın hız kazandığına dikkat çekti.
Pargesoft İK Ürünü Direktörü Müge Kısaalioğlu ise “Bu bölgede Dynamics 365 Human Resources platformunu kullandığımız ilk Microsoft müşterisi WATAN oldu. Sistemlerini yeni özellikler ekleyerek zenginleştirmek için sabırsızlanıyoruz” dedi.
