İş dünyası onlarca yıldır ofis koridorlarını dolduran kâğıt yığınları, arşiv odaları ve zaman alıcı bürokratik onay döngüleriyle çalışmaya devam ediyor. Özellikle insan kaynakları departmanlarında özlük dosyası yönetimi, izin süreçleri ve yasal bildirimler hem operasyonel maliyetleri artıran hem de iş gücünü yavaşlatan hantal alanların başında geliyor.
Okan Köylü
Son yıllarda yazılım ekosisteminde olgunlaşan bulut ve e-imza teknolojileri ise bu geleneksel yapıyı kökten dönüştürüyor. İşletmelerin dijitalleşme vizyonuna odaklanan Kolaysoft, geliştirdiği PEYK platformu ile bu alandaki tıkanıklıklara teknik ve idari bir alternatif sunuyor.
PEYK Nasıl Çalışıyor?
Personel dokümantasyonu, onay mekanizmaları ve yasal bildirim akışlarını tek bir çatı altında birleştiren sistem; hazırlama, gönderme, imzalama ve yasal sürelerle saklama adımlarını uçtan uca dijital ortama taşıyor.
IKEA ve Mitaş gibi sektörün önde gelen kurumlarının da tercih ettiği PEYK, 400’den fazla kurumsal işletmede yaklaşık 500 bin son kullanıcıya ulaşarak insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesine katkı sağlıyor.
Platform aracılığıyla yılda 30 milyon sayfayı aşkın evrak hareketi fiziksel ortamdan dijitale taşınırken, kâğıt, baskı, kargo, arşivleme ve operasyonel süreçlerde sağlanan tasarrufla yaklaşık 50 milyon TL’lik verimlilik elde edildiği belirtiliyor. Kâğıt tüketiminin azaltılmasıyla 5.000’den fazla ağacın korunmasına eşdeğer çevresel katkı sağlandığı da ifade ediliyor.
Platformun arkasındaki mühendislik yaklaşımını, mimari kararları ve sistemin teknik detaylarını derinlemesine incelemek üzere Kolaysoft Teknoloji Teknolojiden Sorumlu Genel Müdürü (CTO) Okan Köylü ile kapsamlı bir teknik söyleşi gerçekleştirdik.
Enterprise Next: “Okan Bey, PEYK gibi yüksek ölçekli ve yasal uyumluluk gerektiren bir platformun teknik altyapısını kurarken temel mühendislik yaklaşımınız ne oldu? Sistemi sıfırdan kurgularken karşılaştığınız en büyük mimari meydan okumalar nelerdi?”
Okan Köylü: “Bu tarz sistemlerde en kritik denge, mevzuata tam uyum ile kullanıcı deneyiminin sadeliğini aynı anda koruyabilmektir. Bilgisayar mühendisliği bakış açısıyla temel hedefimiz, arkada son derece güvenli bir iş akış motoru barındırırken, son kullanıcıya kâğıt üzerindeki işlemlerden çok daha akıcı bir deneyim sunmaktı. Belgelerin yasal geçerliliğe sahip elektronik imzalarla işlenmesi ve güvenli bulut katmanında saklanması, sistemin çekirdek mimarisini oluşturuyor.
Mimariyi kurgularken karşılaştığımız en büyük meydan okuma, IKEA veya Mitaş gibi on binlerce çalışanı bulunan dev yapılarda eş zamanlı (concurrent) belge gönderim ve imza taleplerini, sistem performansından ödün vermeden yönetebilmekti. Bu noktada mikroservis tabanlı, yatayda ölçeklenebilir (horizontal scalable) ve olay güdümlü (event-driven) bir mimari tercih ettik. Böylece yoğun dönemlerde bile kurguladığımız asenkron kuyruk yönetim mekanizmaları sayesinde sistem kararlılığını yüzde 99,99 oranında sürdürülebilir kılıyoruz.”
Enterprise Next: “Yasal uyumluluk ve veri güvenliği, insan kaynakları gibi hassas verilerin bulunduğu bir platformda hayati önem taşıyor. Teknik düzeyde bu güvenliği ve mevzuat uyumunu nasıl garanti altına alıyorsunuz?”
Okan Köylü: “Veri güvenliği ve yasal uyumluluk, projenin hiçbir aşamasında sonradan eklenen bir katman olamaz; mimarinin omurgasına baştan işlenmelidir. PEYK altyapısında veriler hem iletim sırasında (in-transit) AES-256 ve TLS 1.3 protokolleriyle hem de dururken (at-rest) endüstri standardı güçlü şifreleme algoritmalarıyla koruma altındadır. Elektronik imza ve zaman damgası entegrasyonlarında ise 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve KVK Kanunu başta olmak üzere ulusal ve uluslararası mevzuatlara birebir uyumlu HSM (Hardware Security Module) destekli kriptografik modüller kullanıyoruz.
Ayrıca kurumsal denetlenebilirlik bizim için çok kritik. Sistem üzerinde gerçekleşen her bir imza, onay, görüntüleme veya silme girişimi, değiştirilemez (immutable) ve zaman damgalı log mekanizmalarıyla kayıt altına alınıyor. Bu sayede kurumlar olası bir denetim veya hukuki süreçte, belgenin yaşam döngüsündeki her adımı kriptografik olarak kanıtlayabiliyor.”
Enterprise Next: “Farklı kurumsal ERP (SAP, LOGO, Mikro vb.) ve İK yazılımlarıyla entegrasyon süreçleri her zaman karmaşık olmuştur. PEYK’in dış sistemlerle haberleşmesini sağlayan API ve entegrasyon katmanını nasıl tasarladınız?”
Okan Köylü: “Kurumların halihazırda yıllardır kullandıkları farklı İK veya ERP yazılımları var ve PEYK’i bu ekosisteme yabancı bir ada olarak konumlandıramazdık. Bu nedenle geliştirme sürecinde ‘API-first’ (önce API) yaklaşımını benimsedik. Geliştirdiğimiz esnek RESTful API katmanı ve webhook yapıları sayesinde PEYK, kurumların mevcut İK sistemleriyle dakikalar içinde haberleşebilir hale geliyor.
Çalışan listelerinin otomatize senkronizasyonundan tek tıkla binlerce bordronun toplu üretimine ve imza durumlarının anlık takip edilmesine kadar tüm süreçler otomatize edilebiliyor. Şirketler kendi yazılımlarından hiç çıkmadan PEYK yeteneklerini arka planda çalıştırabiliyorlar. Bu esneklik, entegrasyon sürelerini haftalardan birkaç güne indirirken, İK ekiplerinin operasyonel iş yükünü radikal ölçüde azaltıyor.”
Enterprise Next: “Yazılım geliştirme yaşam döngüsünde performans ve sürdürülebilirlik adına uyguladığınız mühendislik pratikleri nelerdir?”
Okan Köylü: “Kod kalitesi ve sürekli entegrasyon/sürekli dağıtım (CI/CD) süreçleri bizim kırmızı çizgimizdir. Geliştirdiğimiz modüllerin otomatize edilmiş birim testlerinden (unit test) ve yük testlerinden geçmeden canlı ortama alınması söz konusu olamaz. Kod tabanının temiz, sürdürülebilir ve modüler kalmasına büyük özen gösteriyoruz. Takım içerisindeki kod inceleme (code review) kültürü ve çevik (agile) geliştirme disiplinleri sayesinde, değişen yasal düzenlemelere veya pazar taleplerine sistemin uyum sağlama süresini haftalardan saatlere indirebiliyoruz.”
Stratejik Bakış: Kezban Boztürk ile Kurumsal Dönüşüm Üzerine
Teknik altyapının sahada doğurduğu bu güçlü karşılığın kurumsal stratejiye etkilerini ve sektördeki genel yönelimi Kolaysoft Kurucu Ortağı ve Genel Müdürü Kezban Boztürk ile değerlendirdik.
Enterprise Next: “Kezban Hanım, iş dünyasında kâğıtsız ofis ve dijital dönüşüm kavramları uzun süredir gündemde. PEYK projesi bu vizyonun neresinde duruyor ve şirketinizin genel stratejisinde nasıl bir boşluğu doldurdu?”
Kezban Boztürk: “Kurumlar için veri güvenliği, hız ve sürdürülebilirlik artık operasyonel başarının temelini oluşturuyor. PEYK’i tasarlarken temel amacımız, İK departmanlarının sırtındaki fiziki imza toplama, kargo takibi ve fiziki arşivleme yükünü tamamen ortadan kaldırmaktı. Bugün IKEA ve Mitaş gibi çok lokasyonlu kurumsal yapılardan orta ölçekli işletmelere kadar 400’den fazla kurumun ve yaklaşık 500 bin son kullanıcının PEYK ile süreçlerini şeffaf, güvenli ve denetlenebilir bir yapıda yürütebilmesi, doğru bir ürün stratejisi izlediğimizin göstergesidir.
Biz burada sadece bir belge transfer aracı değil, kurumsal çevikliği ve operasyonel verimliliği artıran bütünleşmiş bir e-dönüşüm ekosistemi inşa ettik.”
